Privacyverklaring
Hoe bsmartr omgaat met persoonsgegevens: op deze website, als je klant bent en in de bsmartr-app.
Versie 1.0 · laatst bijgewerkt op [datum van publicatie]
1. Wie zijn wij?
Het online programma bsmartr is er voor project- en engineerplanning, urenregistratie en agile werken. Het is een product van [juridische bedrijfsnaam], gevestigd aan [adres, postcode en plaats], ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [KvK-nummer].
Vragen over privacy? Mail naar info@bsmartr.nl.
2. Twee rollen: verantwoordelijke en verwerker
De privacywet (AVG) maakt verschil tussen wie bepaalt waarom gegevens worden verwerkt (de verwerkingsverantwoordelijke) en wie dat in opdracht doet (de verwerker). Daarbij heeft bsmartr beide rollen:
| Situatie | Rol van bsmartr | Bij wie kun je terecht? |
|---|---|---|
| Je bezoekt deze website of vraagt een demo aan | Verwerkingsverantwoordelijke | bsmartr |
| Je organisatie is (proef)klant: contactpersonen, abonnement, facturen | Verwerkingsverantwoordelijke | bsmartr |
| Je organisatie gebruikt de app: gegevens van medewerkers, engineers, projecten, planning en uren | Verwerker, in opdracht van jouw organisatie | Eerst je eigen organisatie (je werkgever); bsmartr helpt hen daarbij |
Voor de gegevens in de app bepaalt de organisatie die bsmartr gebruikt welke gegevens erin komen en waarvoor. Die organisatie is daarvoor verantwoordelijk tegenover haar medewerkers. bsmartr verwerkt deze gegevens alleen om de app te leveren, volgens de afspraken in de verwerkersovereenkomst die we met elke klant sluiten. We gebruiken ze nooit voor eigen doeleinden en verkopen ze niet.
3. Deze website
Bezoek
Als je deze website bezoekt, verwerkt de server technische gegevens zoals je IP-adres, het tijdstip, de opgevraagde pagina en je browsertype. Dat is nodig om de website te tonen en te beveiligen (gerechtvaardigd belang). Deze serverlogs worden na maximaal [30] dagen verwijderd.
De website gebruikt geen analytics, advertentie- of trackingcookies en laadt geen lettertypes of scripts van andere partijen. Alles wordt vanaf onze eigen server geladen.
Demo-aanvraag en e-mail
Het demoformulier stuurt geen gegevens naar een server. Het opent je eigen e-mailprogramma met een ingevulde mail aan info@bsmartr.nl. Als je die mail verstuurt, ontvangen wij je naam, organisatie, e-mailadres, eventueel je telefoonnummer en je bericht. We gebruiken dit alleen om op je vraag te reageren en een demo te plannen (stappen vóór een overeenkomst, of ons gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden van vragen).
4. Klanten, proefperiodes en facturen
Als je organisatie bsmartr gebruikt of een proefperiode start, verwerken wij:
- Contactgegevens van de beheerder en contactpersonen: naam, zakelijk e-mailadres en eventueel telefoonnummer.
- Abonnementsgegevens: plan, modules, aantal engineers, proef- en betaaldatums.
- Factuurgegevens: bedrijfsnaam, factuuradres, factuur-e-mailadres, btw-nummer en inkoopnummer.
- Betalingen: worden afgehandeld door Stripe. Zelf ziet en bewaart bsmartr geen creditcard- of bankgegevens; we ontvangen van Stripe alleen de status (betaald, open, opgezegd) en een klantnummer.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke plichten (zoals de fiscale bewaarplicht voor facturen). We sturen alleen servicemails over je account en abonnement, geen nieuwsbrieven zonder toestemming.
5. De bsmartr-app: wat er wordt verwerkt
Hieronder staat welke persoonsgegevens de app verwerkt in opdracht van de organisatie die bsmartr gebruikt. Welke gegevens er precies in staan, hangt af van hoe de organisatie de app gebruikt en welke modules aanstaan.
| Onderdeel | Gegevens | Waarvoor |
|---|---|---|
| Inloggen en gebruikers | Naam, e-mailadres, rol (beheerder, planner, projectmanager, engineer), laatst ingelogd. Inloggen gaat via Microsoft of Google; bsmartr krijgt daarbij alleen je naam en e-mailadres, nooit je wachtwoord. | Toegang geven en rechten bepalen |
| Engineers | Naam, e-mailadres, functie, werkdagen, uren per dag, inzet, expertises met kennisniveau, vertrekadres (thuis of kantoor) met de bijbehorende coördinaten | Werk eerlijk en haalbaar verdelen; reistijd berekenen |
| Afwezigheid | Periode en soort: verlof, ziek, cursus of overig; eventueel een opmerking en een adres elders | Niet inplannen als iemand er niet is |
| Planning en taken | Taken met datum, tijd, project, klant en locatie, werkvorm (remote/onsite), reistijd, deelnemers aan overleg, terugmeldingen (klaar, niet klaar, herplannen) met opmerking en resturen | Plannen, uitvoeren en opvolgen van werk |
| Projecten | Projectgegevens met naam en contactgegevens van projectmanager en contactpersoon bij de klant | Projecten beheren en rapporteren |
| Agile (module) | Wie een item heeft opgepakt, status, teamleden en inzet per sprint | Sprints plannen en volgen |
| Urenregistratie (module) | Geschreven tijd per dag met omschrijving, timer (start en stop), facturabel, goedkeuring (door wie en wanneer), persoonlijke sleutels voor de Outlook-invoegtoepassing (alleen als versleutelde hash) | Uren vastleggen, goedkeuren en rapporteren |
| Agendakoppeling | Toegangssleutel tot de agenda (versleuteld), vrij/bezet per kwartier, de afspraken die bsmartr zelf maakt en afspraken met een projectcode zoals [204295] in het onderwerp | Rekening houden met agenda's en taken in de agenda zetten |
| E-mailadres, naam en inhoud van herinneringen, koppellinks en terugmeldlinks | Engineers laten weten wat er moet gebeuren | |
| Logboek (audit-log) | Wie wat heeft gewijzigd en wanneer | Beveiliging en controle |
| Technisch | Inlogsessie (cookie), IP-adres in serverlogs | De app laten werken en beveiligen |
Slimme suggestie en prognoses. De app stelt engineers voor op basis van kennisniveau, beschikbaarheid en reistijd, en berekent prognoses. Dat is een hulpmiddel: een planner of projectmanager neemt altijd zelf het besluit. Er is geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen.
Support. Als je organisatie om hulp vraagt, kan bsmartr tijdelijk meekijken in de omgeving van je organisatie. Dat is altijd zichtbaar met een gele balk en wordt vastgelegd in het logboek.
6. Ziekte, thuisadres en agenda
- Ziek. De app legt alleen vast dat iemand ziek is en in welke periode, nooit de reden of diagnose. Alleen planners en beheerders zien dat het om ziekte gaat; projectmanagers en collega's zien alleen "afwezig". In de agenda komt altijd alleen "Afwezig" te staan.
- Thuisadres. Het vertrekadres van een engineer wordt alleen gebruikt om reistijd te berekenen. Om het adres om te zetten naar coördinaten stuurt bsmartr alleen het adres (zonder naam) naar de adreszoekdienst van PDOK (Nederlandse overheid) en, voor adressen buiten Nederland, OpenStreetMap. Heeft de organisatie de module Filemelding, dan gaan op de dag zelf alleen de coördinaten van vertrek en bestemming naar Google om de actuele reistijd op te vragen.
- Agenda. Van gewone afspraken leest bsmartr geen onderwerpen of inhoud, alleen of je vrij of bezet bent. Uitzondering: afspraken met een projectcode zoals [204295] in het onderwerp worden overgenomen als taak. De koppeling kun je zelf altijd verbreken via Mijn agenda; de opgeslagen sleutels worden dan verwijderd en waar de aanbieder dat ondersteunt wordt de toegang ook ingetrokken.
7. Andere partijen (subverwerkers)
We werken met een beperkt aantal partijen. Met elk van hen zijn afspraken gemaakt over beveiliging en geheimhouding. Gegevens worden niet verkocht.
| Partij | Waarvoor | Locatie |
|---|---|---|
| [Hostingpartij of eigen server] | Hosting van de app, de database en de back-ups | [Nederland] |
| [Hostingpartij website] | Hosting van deze website | [land] |
| Microsoft (Entra ID, Microsoft 365) | Inloggen met Microsoft; agenda en mail als de organisatie of engineer dat koppelt | EU / VS |
| Google (Google Identity, Google Agenda) | Inloggen met Google; agenda als een engineer die koppelt | EU / VS |
| Stripe | Abonnementen, facturen en betalingen | Ierland / VS |
| [Mailprovider] | Versturen van mails uit de app (als de organisatie geen eigen Microsoft 365-koppeling gebruikt) | [land] |
| PDOK (Kadaster) en OpenStreetMap | Adressen omzetten naar coördinaten (alleen het adres) | Nederland / EU |
| Google (Routes API) | Actuele reistijd met verkeer, alleen als de organisatie de module Filemelding heeft (alleen de coördinaten van vertrek en bestemming, geen namen) | EU / VS |
| [Boekhoudpakket] | Administratie en facturen | [land] |
Microsoft en Google worden alleen gebruikt als de organisatie of de gebruiker daarvoor kiest (inloggen, een agenda koppelen of de module Filemelding). Daarbij gelden ook hun eigen voorwaarden.
8. Gegevens buiten de EU
Microsoft, Google en Stripe kunnen gegevens ook in de Verenigde Staten verwerken. Deze bedrijven zijn aangesloten bij het EU-US Data Privacy Framework en gebruiken daarnaast de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. De database van bsmartr zelf staat in [Nederland].
9. Hoe lang bewaren we gegevens?
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Demo-aanvragen en e-mails van niet-klanten | Tot 12 maanden na het laatste contact |
| Contract-, abonnements- en factuurgegevens | 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht) |
| Gegevens in de app | Zolang de organisatie klant is. De organisatie kan zelf gegevens wijzigen en verwijderen. Na het einde van het abonnement verwijderen we de omgeving binnen [3] maanden, of eerder als de organisatie daarom vraagt |
| Proefomgevingen zonder abonnement | Verwijderd [3] maanden na het einde van de proefperiode |
| Agendakoppeling | Tot de koppeling wordt verbroken of de engineer wordt verwijderd |
| Back-ups | Maximaal [30] dagen; daarna overschreven |
| Logboek (audit-log) in de app, met IP-adres | 12 maanden; daarna automatisch verwijderd |
| Serverlogs | Maximaal [30] dagen |
10. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Onder andere:
- Alle verbindingen zijn versleuteld (https).
- Elke organisatie heeft een eigen, afgeschermde omgeving; de app controleert bij elke vraag of de gegevens bij jouw organisatie horen.
- Rechten per rol: iedereen ziet alleen wat bij zijn rol hoort.
- Toegangssleutels voor agenda's worden versleuteld opgeslagen (AES-256); persoonlijke sleutels alleen als hash.
- Geen eigen wachtwoorden: inloggen gaat via Microsoft of Google, inclusief hun beveiliging zoals tweestapsverificatie.
- Een logboek van wijzigingen; meekijken door support is altijd zichtbaar en wordt vastgelegd.
- [Dagelijkse] back-ups en beperkte toegang tot de servers.
Merk je iets dat lijkt op een beveiligingsprobleem? Mail direct naar info@bsmartr.nl. Bij een datalek informeren we de betrokken klanten zonder onnodige vertraging, zodat zij hun verplichtingen kunnen nakomen.
11. Cookies
Website: geen cookies.
App: alleen noodzakelijke, functionele cookies. Een inlogcookie (ep_sessie, maximaal 12 uur) houdt je ingelogd; platformbeheer (alleen voor bsmartr zelf) gebruikt een eigen inlogcookie van maximaal 8 uur. Daarnaast onthoudt je browser een paar instellingen (zoals licht/donker en een ingeklapt menu) in de lokale opslag. Hiervoor is geen toestemming nodig. Er zijn geen tracking- of advertentiecookies.
12. Jouw rechten
Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten verbeteren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken en je gegevens mee te nemen (overdraagbaarheid).
- Gaat het om de website, een demo-aanvraag of je klantrelatie? Mail naar info@bsmartr.nl. We reageren binnen een maand.
- Gaat het om gegevens in de app (bijvoorbeeld als engineer)? Neem dan eerst contact op met je werkgever: die is verantwoordelijk. Je mag ook ons mailen; wij sturen je verzoek dan door en helpen je werkgever het af te handelen.
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
13. Wijzigingen en contact
We passen deze verklaring aan als bsmartr verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst is gebeurd. Bij grote wijzigingen informeren we klanten vooraf.
Contact: info@bsmartr.nl · [juridische bedrijfsnaam] · [adres] · KvK [nummer]