In bsmartr komen projectstructuur, engineerplanning, capaciteit en agenda’s samen in één overzichtelijke workflow.
Leg projecten vast en deel het werk op in werkpakketten en takenpakketten. Gebruik templates en afhankelijkheden om structuur aan te brengen. Volg uren per expertise en bekijk de prognose van de einddatum.
Bekijk projectplanning →
Verplaats taken eenvoudig naar een andere dag of engineer. De kleurweergave maakt inzichtelijk waar ruimte is, waar het volloopt en wanneer iemand afwezig is. Inclusief ongedaan maken.
Bekijk het weekrooster →
De slimme suggestie houdt rekening met kennisniveau, beschikbaarheid, reistijd en de mogelijkheid dat een engineer al in de buurt is. De agenda staat naast de taakplanning.
Meer over slim plannen →
Geplande taken komen vanzelf in de agenda van de engineer, met adres en onderaan knoppen: Uren schrijven, Terugmelden en Navigeren. Verschuift de engineer een afspraak in Outlook, dan neemt de planning dat over. Ook vrij/bezet, verlof en feestdagen gaan mee. Werkt met Microsoft 365, Outlook.com, Google Agenda en Apple iCloud of een andere CalDAV-agenda.
Meer over de agenda-koppeling →
Bekijk de tijdlijn van alle projecten, projectplanning in MS Project-stijl, bezetting per week en de expertise-matrix met dekking. Met één klik maak je een statusrapport per project, klaar om te delen of als PDF op te slaan.
Kies per werkpakket of je klassiek of agile werkt. Plan sprints met punten en focusblokken, volg de burndown en velocity en zie direct de prognose. Sprintplanning, review en retro komen automatisch in de agenda.
Engineers starten een timer vanuit hun taak of sprintitem, vullen een weekstaat in of nemen afspraken over uit hun agenda. Met de Outlook-invoegtoepassing schrijf je tijd direct vanuit een afspraak in Outlook. Bij een nieuwe afspraak kies je het project: bsmartr vult de afspraak in, en bij het stoppen van de timer staan de echte begin- en eindtijd erin; terugmelden kan met één tik vanuit de agenda. Projectmanagers keuren goed en zien het budget actueel.
Het startscherm laat per rol zien wat aandacht nodig heeft: terugmeldingen, werkpakketten die uitlopen, overvolle engineers en livegangen. Met Ctrl+K spring je direct naar elk project, elke taak of elk change-nummer. Ook in je eigen huisstijl en in een donkere modus.
Bij onsite-werk zet bsmartr de reistijd als aparte afspraak in de agenda: van huis naar de eerste klant, van klant naar klant en weer naar huis. Schuift een afspraak op, dan schuift de reistijd mee. Met de module Filemelding wordt de reistijd van vandaag live gecontroleerd: staat er file, dan begint de rit eerder en ziet de engineer de vertraging direct in zijn agenda.
Meer over reistijd →
Koppel bsmartr aan Microsoft Teams, TOPdesk en Exact Online. Changes en incidenten komen als taak binnen, goedgekeurde uren gaan terug voor de facturatie. Met de API en webhooks bouw je zelf koppelingen, bijvoorbeeld met Power Automate. Alles op één plek onder Instellingen › Geavanceerd.
Alle koppelingen →
Medewerkers loggen in met Microsoft, Google of single sign-on via SAML (bijvoorbeeld Okta of Google Workspace). Verifieer je domein, maak SSO verplicht en geef rollen automatisch op basis van groepen. Elke wijziging staat in het audit-log.
De capaciteitsprognose zet per expertise en per maand de vraag naast het aanbod: wat al gepland is, het budget dat nog ingepland moet worden en desgewenst de offertes. Plan werk voorlopig in zonder dat het al in de agenda van de engineer staat. Met scenario's reken je door wat er gebeurt als een offerte doorgaat, een project schuift of je iemand inhuurt, en voer je het in één keer door.
Met de module Dashboards stel je zelf een dashboard samen uit tegels: kengetallen, grafieken van bezetting en capaciteit, budget per project en komende livegangen. Sleep de tegels op hun plek, kies de breedte en deel het dashboard met je collega's.
Heeft een engineer meerdere klanten op een dag? Met één klik zoekt bsmartr een kortere volgorde, en verdeelt desgewenst afspraken tussen engineers met de juiste expertise. Je ziet hoeveel minuten en kilometers je bespaart. Het blijft een voorstel: de planner kiest, en de agenda's worden vanzelf bijgewerkt.
Zet engineers met hun expertises, gebruikers en rollen, projecten met budget en verlof in één keer over vanuit Excel of een ander systeem. Download het sjabloon, vul het in en upload het. Je ziet eerst per regel wat er gebeurt: nieuw, bijwerken of een fout met de reden. Pas als je op Importeren klikt, verandert er iets.
Kies je sector: IT-dienstverlener, interne IT, engineering en industriële techniek, installatietechniek, technische dienst of facilitair, advies en consultancy, of een creatief en digitaal bureau. bsmartr zet de woorden, taakcodes en voorbeeld-expertises klaar: een monteur met werkorders, een consultant met opdrachten, een engineer met een inbedrijfstelling. Elk woord is daarna nog aan te passen, per taal, en in het Nederlands met het juiste lidwoord. Werk je alleen intern, of is één project intern? Dan verdwijnen de klantvelden.
Iedereen met een account dient een projectaanvraag in: wat moet er gebeuren, waarom, wanneer en ongeveer hoeveel uur. De beheerder, planner of projectmanager beoordeelt de aanvraag en maakt er met één klik een project van, of wijst hem af met een reden die de aanvrager ziet.
Het portfolio zet alle lopende projecten op prioriteit, met budget, voortgang en prognose. Per kwartaal zie je het aanbod tegenover het ingeplande werk, het nog niet ingeplande budget en de open aanvragen. Zo weet het management meteen of er ruimte is voor iets nieuws, of wat er moet wijken.
Bijna niemand werkt alleen aan projecten. Leg per persoon vast werk vast, zoals de servicedesk op maandag en dinsdag of een kwart van de dag beheer. Die uren gaan van de beschikbare tijd af in het weekrooster, de bezetting, de suggestie en de prognose.
Na het plannen van een taak staat er een mail aan de contactpersoon klaar, met datum, tijd, engineer en adres. Verstuur hem vanuit je eigen mailprogramma of laat bsmartr hem versturen. Werk je in het weekend of op een vrije dag, dan valt dat in het weekrooster meteen op.
Per medewerker de uren die nog vrij zijn, per week of per maand, 3, 6 of 12 maanden vooruit. Verlof, feestdagen, vaste taken, afspraken in de agenda en ingepland werk gaan er al af. Klik op een vak voor de opbouw, filter op expertise en exporteer naar Excel. Zo zie je bij een nieuwe opdracht meteen wie wanneer kan.
Leg per medewerker een interne kostprijs vast en per project een uurtarief of een vaste prijs, met eventueel externe kosten. bsmartr rekent de marge uit: begroot, tot nu toe op basis van de geschreven uren, en verwacht tot het einde van het budget. In het portfolio zie je de verwachte marge van alle projecten. Alleen beheerders en projectmanagers zien de bedragen.
Maak vanuit het projectrapport een persoonlijke link voor de klant. Die opent het rapport zonder account: mijlpalen, voortgang per werkpakket en de prognose, in jullie huisstijl en met een bericht van de projectmanager. Kies of de klant uren, namen en aandachtspunten ziet. Een link verloopt vanzelf, is altijd in te trekken en je ziet hoe vaak hij is bekeken.
Onder het portfolio staat een ganttchart van alle lopende projecten: een balk van start tot oplevering, gevuld met wat er van het budget is ingepland, met de livegang en de prognose. Projecten die uitlopen kleuren rood. Kies 6, 12 of 24 maanden en klik door naar het project.
