Snel op weg met bsmartr
In vier stappen aan de slag, en antwoorden op de vragen die we het vaakst krijgen.
Aan de slag in vier stappen.
Je organisatie moet al een omgeving hebben. Nog niet? Vraag een demo aan.
- 1
Inloggen
Ga naar app.bsmartr.nl en klik op Inloggen met Microsoft of Inloggen met Google. Je gebruikt je werkaccount; een apart wachtwoord is niet nodig.
- 2
Je agenda koppelen
Klik rechtsboven op het rondje met je initialen en kies Mijn agenda koppelen. Heeft je beheerder Microsoft 365 al voor de hele organisatie gekoppeld? Dan hoef je niets te doen.
- 3
Je eerste project
Ga naar Projecten en klik op + Nieuw project. Vul naam, nummer, klant, livegang en het budget in uren in. Deel het daarna op in werkpakketten, of kies een template.
- 4
Je eerste taak plannen
Klik bij een werkpakket op + Taak inplannen. bsmartr stelt de engineers voor die de juiste kennis én tijd hebben. Kies er één: de afspraak komt vanzelf in zijn agenda.
Vragen en antwoorden.
Moet ik iets installeren?
Nee. Je werkt in je internetbrowser, op je computer, tablet of telefoon.
Ik zie een slotje: “vraag de beheerder je toe te voegen”.
Dan staat je e-mailadres nog niet in de omgeving van jouw organisatie. Vraag de beheerder om je toe te voegen en een rol te geven.
Kan ik mijn engineers en projecten uit Excel overzetten?
Ja. Ga als beheerder naar Instellingen › Geavanceerd › Importeren. Download het sjabloon, vul het in en upload het. Je ziet eerst per regel wat er gebeurt; pas als je op Importeren klikt, verandert er iets. Importeer eerst de engineers, dan de gebruikers, de projecten en het verlof.
Outlook zegt dat bsmartr de afspraak niet mag aanpassen.
Dan gebruikt Outlook nog een oude versie van de invoegtoepassing bsmartr uren. Verwijder hem in Outlook en voeg hem opnieuw toe met het manifestbestand (in bsmartr via het menu rechtsboven), of vraag de beheerder hem bij te werken. Je uren worden wel geschreven.
Welke rollen zijn er?
Beheerder (inrichting, gebruikers en abonnement), Planner (taken en weekrooster), Projectmanager (projecten, budget en planning) en Engineer (eigen taken, terugmelden en uren). Je ziet alleen wat bij jouw rol past.
Wat ziet bsmartr van mijn agenda?
Alleen of je vrij of bezet bent. De inhoud van je andere afspraken wordt niet bewaard.
Ik hoor bij meer dan één organisatie. Hoe wissel ik?
Klik rechtsboven op het rondje met je initialen en kies Wissel organisatie. Je hoeft niet opnieuw in te loggen.
Hoe meld ik terug dat een taak klaar is?
Het snelst vanuit je agenda: open de afspraak en tik op Terugmelden na afloop. Er opent een klein venster; tik op Klaar en het venster sluit vanzelf. Je kunt ook naar Mijn taken gaan en daar op Terugmelden klikken. Vergeten? Je krijgt een mail met een link.
Waarom staat er reistijd in mijn agenda?
Werk je onsite? Dan zet bsmartr je reistijd als aparte afspraak in je agenda: van huis naar je eerste afspraak, tussen de afspraken en terug naar huis. Verschuift een afspraak, dan schuift de reistijd mee. In de afspraak start Navigeer met Google Maps of Apple Kaarten meteen de route.
Wat betekent 🚧 in mijn reistijd-afspraak?
Dan staat er file op je route. Met de module Filemelding controleert bsmartr tussen 6:00 en 18:00 de reistijd van vandaag. Bij 10 minuten of meer vertraging begint je reistijd-afspraak eerder en krijg je 10 minuten van tevoren een herinnering.
Kan ik uren schrijven vanuit Outlook?
Ja, met de invoegtoepassing bsmartr uren. Klik rechtsboven op het rondje met je initialen en kies Outlook-invoegtoepassing. Daar maak je je sleutel en staan de stappen.
Kan ik met mijn team overleggen bij een taak?
Ja. Onderaan elke taak en elk project staat een gesprek voor opmerkingen en bestanden. Typ @ en een naam om iemand een melding te sturen.
Werkt het ook donker?
Ja. Kies in je eigen menu Licht, Donker of Systeem.
Kan ik bsmartr koppelen aan andere systemen?
Ja. Je beheerder vindt alle koppelingen onder Instellingen › Geavanceerd › Koppelingen: Outlook, de Outlook-invoegtoepassing, Microsoft Teams, TOPdesk, Exact Online en de API met webhooks (bijvoorbeeld voor Power Automate, Power BI of Zapier). Zie ook Koppelingen.
Staat je vraag er niet bij? Vraag het eerst aan de beheerder van jouw organisatie. Kom je er niet uit? Mail naar info@bsmartr.nl.
Zie bsmartr in actie.
We laten je in een korte demo zien hoe het werkt voor jouw team.